今天智為銘略小編細(xì)談GB/T 29490-2013《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》（以下簡稱“標(biāo)準(zhǔn)”）關(guān)于體系文件的要求。

首先看看標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.1文件要求總則：

“知識產(chǎn)權(quán)管理體系文件應(yīng)包括：a）知識產(chǎn)權(quán)方針和目標(biāo)；b）知識產(chǎn)權(quán)手冊；c）本標(biāo)準(zhǔn)要求形成文件的程序和記錄。”

總則里寫了，體系文件包括①方針、②目標(biāo)、③手冊、④程序、⑤記錄。

下面智為銘略小編一一展開。

一、知識產(chǎn)權(quán)方針

 標(biāo)準(zhǔn)條款5.2即對知識產(chǎn)權(quán)方針的要求：

“*高管理者應(yīng)批準(zhǔn)、發(fā)布企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)方針，并確保方針：a）符合相關(guān)法律和政策的要求；b）與企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展相適應(yīng)；c）在企業(yè)內(nèi)部得到有效運(yùn)行；d）在持續(xù)適宜性方面得到評審；e）形成文件，付諸實(shí)施，并予以保持；f）得到全體員工的理解。”

解讀

意思是，方針要以文件形式發(fā)布，要有*高管理者的批準(zhǔn)記錄，要在企業(yè)范圍內(nèi)全員普及，還要在管理評審活動中進(jìn)行適宜性評審。一般來說，方針可以寫入手冊發(fā)布，也可以單獨(dú)以企業(yè)*高層決策文件的形式發(fā)布。而*高管理者的批準(zhǔn)記錄，則可以是方針文件下款處的*高管理者簽字，也可以在方針文件中直接出現(xiàn)“經(jīng)總經(jīng)理某某某（要寫出*高管理者的實(shí)際職位、姓名）批準(zhǔn)”的字眼。

二、知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)

標(biāo)準(zhǔn)條款5.3.2即對知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)的要求：

“*高管理者應(yīng)針對企業(yè)內(nèi)部有關(guān)職能和層次，建立并保持知識產(chǎn)權(quán)目標(biāo)，并確保：a）形成文件并且可考核；b）與知識產(chǎn)權(quán)方針保持一致，內(nèi)容包括對持續(xù)改進(jìn)的承諾。”

解讀

意思是，目標(biāo)也要以文件形式發(fā)布，要有*高管理者的批準(zhǔn)記錄，要具有層次且不能偏離方針要求，要與企業(yè)內(nèi)部職能或部門相對應(yīng)，還要進(jìn)行考核。一般來說，可制定長期、中期、短期目標(biāo)，并在期限結(jié)束前完成考核。

三、知識產(chǎn)權(quán)手冊

標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.3即對知識產(chǎn)權(quán)手冊的要求：

“編制知識產(chǎn)權(quán)手冊并保持其有效性，具體內(nèi)容包括：a）知識產(chǎn)權(quán)機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)和權(quán)限的相關(guān)文件；b）知識產(chǎn)權(quán)管理體系的程序文件或?qū)Τ绦蛭募囊茫?span lang="EN-US">c）知識產(chǎn)權(quán)管理體系過程之間相互關(guān)系的表述。”

解讀

意思是，知識產(chǎn)權(quán)手冊要包含企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系組織架構(gòu)，以及架構(gòu)內(nèi)各職能部門的分工、職責(zé)，要理順各管理過程的相互關(guān)系，還要引出體系相關(guān)的程序文件。值得注意的是，知識產(chǎn)權(quán)手冊是企業(yè)內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)管理活動應(yīng)長期遵循的綱領(lǐng)性文件，也會作為企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系評價和審核的依據(jù)，因此，知識產(chǎn)權(quán)手冊的內(nèi)容必須對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)各條款的要求進(jìn)行策劃，應(yīng)覆蓋企業(yè)內(nèi)部全部知識產(chǎn)權(quán)管理活動，如有刪減條款，必須在手冊范圍或應(yīng)用部分予以說明。

四、知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)文件編寫程序

標(biāo)準(zhǔn)中有10個條款出現(xiàn)了這樣的表述——“應(yīng)編制形成文件的程序”，分別是：4.2.4 外來文件和記錄文件、5.3.3 法律和其他要求、 6.4 信息資源、7.1 獲取、7.2 維護(hù)、7.3.1 實(shí)施、許可和轉(zhuǎn)讓、7.4.1 風(fēng)險管理、7.4.2 爭議處理、7.6 保密、9.2 內(nèi)部審核。

解讀

這樣意味著上述10個管理過程需要建立程序文件，但要注意并不是一定要形成10個程序文件。我們在構(gòu)建程序文件的時候，往往會考慮把責(zé)任部門一致、關(guān)聯(lián)性高的管理過程要求編入同一個程序文件。舉個例子，某企業(yè)對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)7.1-7.4條款的知識產(chǎn)權(quán)獲取、維護(hù)、運(yùn)用、保護(hù)這4個基礎(chǔ)管理過程的職責(zé)都由知識產(chǎn)權(quán)部承擔(dān)，則可以形成《知識產(chǎn)權(quán)管理程序》，以體現(xiàn)該企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理的統(tǒng)一性。此外，對于標(biāo)準(zhǔn)沒有明確要求建立程序，但企業(yè)內(nèi)部有明顯的規(guī)范流程要求的管理過程，比如管理評審、合同評審等等，也可以建立程序予以規(guī)范。

五、知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)文件記錄

標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4 b）是這樣描述的：“建立、保持和維護(hù)記錄文件，以證實(shí)知識產(chǎn)權(quán)管理體系符合本標(biāo)準(zhǔn)要求，并有效運(yùn)行。” 

由此可見，記錄文件的作用在于作為體系運(yùn)行的證據(jù)，以便檢驗(yàn)體系的符合性與有效性。

解讀

標(biāo)準(zhǔn)中明確要求形成記錄的條款包括：6.1.2 教育與培訓(xùn)、7.1 獲取、7.2 維護(hù)、7.5 合同管理、8.2 研究開發(fā)、8.4 生產(chǎn)、8.5 銷售與售后，共7個條款。那是否就只是這7個管理過程需要設(shè)計(jì)記錄文件呢？并不。基于痕跡管理、保留證據(jù)考慮，一般我們會盡量在每個依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理的過程都建立記錄文件或保留可以充當(dāng)記錄文件的相關(guān)證據(jù)文件，否則，體系的符合性與有效性將難以驗(yàn)證。

六、總結(jié)

以上就是知識產(chǎn)權(quán)管理體系的文件要求。溫馨提示，知識產(chǎn)權(quán)外來文件（包括行政決定、司法判決、律師函件，標(biāo)準(zhǔn)條款4.2.4a）也是另外一種形式的體系文件哦。