除前面提到的研發(fā)項目立項、驗收等工作外，企業(yè)還應明確相關部門在研發(fā)支出加計扣除工作的職責。

1.研發(fā)部門的職責

（1）研發(fā)小組應登記研究開發(fā)項目費用支出臺賬，并與財務部門進行定期對賬。

（2）研發(fā)項目的采購申請、材料領用和費用報銷等，應在相關采購申請單、領料單和費用報銷單上注明研發(fā)項目名稱或編號。

（3）研發(fā)項目涉及試生產安排的，應詳細記錄用工工時或用工工資支出情況，并報人力資源部門和財務部門以便進行單獨核算。

（4）涉及與生產經營部門共用設備、儀器的，應提供使用情況說明及使用工時等。

2.人力資源部門的職責：

（1）按照研發(fā)項目小組成員名單向財務部門提供單列的工資匯總表、明細表。

（2）按照研發(fā)項目小組成員名單向財務部門提供單列的基本養(yǎng)老保險費、基本醫(yī)療保險費、失業(yè)保險費、工傷保險費、生育保險費和住房公積金匯總表、明細表。

（3）向財務部門提供專門針對研發(fā)項目而發(fā)生的未納入工資表的獎金、津貼、補貼等費用明細清單。

（4）有外聘研發(fā)人員的，按照研發(fā)項目小組的向財務部門提供勞務費用支出及聘用協(xié)議副本。

3．財務部門的職責：

（1）做好研發(fā)加計扣除后期核查的文件檔案管理工作。

（2）嚴格按照會計準則進行研發(fā)支出的會計核算，“專賬”與“輔助賬”相結合，分別歸集各項目的研發(fā)費用列支情況。

（3） 編制研發(fā)項目費用發(fā)生情況歸集表。該表119號文未做要求，但是從企業(yè)財務管理角度出發(fā)還是有必要的，只是歸集表的格式與內容應該按照119號文進行修改。

（4）在年度終了進行所得稅年度申報和匯算清繳時，按稅法規(guī)定計算研發(fā)支出的加計扣除金額，并辦理相關申報事宜。

（5）及時收集研發(fā)支出加計扣除涉及的資料并整理歸檔：項目前期調研報告、項目可研報告、項目立項申請、項目立項批復、項目計劃書、組織編制文件（責任人、崗位、職責）和專業(yè)人員名單、項目費用預算、項目相關的合同或協(xié)議、項目費用發(fā)生情況歸集表、項目效用情況說明書或研究成果報告、項目專利申請受理書或專利證書、項目版權登記證、項目鑒定意見書、項目科技成果鑒定、項目驗收報告等。

上述資料可能各企業(yè)名稱不一致，但是與研發(fā)項目相關的資料財務部門一定要專人專門收集并按項目進行歸檔，妥善保管，以備稅務機關的后期核查。